Il metodo Kanban viene applicato a partire da ciò che si fa attualmente, rispettando ruoli e responsabilità esistenti, e promuove il miglioramento continuo attraverso un cambiamento evolutivo. Un elemento che rende possibile questo approccio è il valore della trasparenza. Ma cosa significa esattamente “trasparenza” in questo contesto e perché è così cruciale?
Il Kanban Maturity Model (KMM) mette in luce come la trasparenza sia un elemento culturale essenziale, specialmente per le organizzazioni che aspirano a raggiungere livelli di maturità più elevati. Valutare la trasparenza significa riconoscere il valore della disponibilità delle informazioni rispetto alla loro indisponibilità.
Trasparenza attraverso la visualizzazione
La pratica generale Kanban ‘Visualizzare’ è lo strumento principale per rendere il lavoro e il sistema che lo gestisce trasparenti per tutti. Le Kanban board non si limitano a mostrare gli elementi di lavoro e il loro stato, ma visualizzano anche le policy, gli assunti, le linee guida, i vincoli, i rischi associati al lavoro, le aspettative dei clienti e degli stakeholder, e l’indicazione di chi sta svolgendo il lavoro.
Visualizzare ciò che sarebbe altrimenti invisibile ha numerosi benefici:
- Garantisce una comunicazione chiara e corretta.
- Sviluppa una comprensione condivisa degli obiettivi, dello stato del lavoro, degli impedimenti e dei rischi.
- Facilita il processo decisionale tempestivo e coerente, la collaborazione e la condivisione della conoscenza.
- Aiuta a ridurre il sovraccarico (Muri, per saperne di più cliccate qui) visualizzando e limitando il lavoro in corso (WIP).
- Sposta il focus dalla gestione del lavoratore alla gestione del lavoro.
- Costruisce la fiducia nel sistema organizzativo.
Ad esempio, visualizzare le policy di lavoro assicura che tutti i membri del team gestiscano il lavoro allo stesso modo, contribuendo alla coerenza dei risultati. Visualizzare il flusso di lavoro end-to-end fornisce informazioni sullo stato del lavoro per facilitare il processo decisionale e stabilisce le basi per capire come funziona il lavoro e definire azioni di miglioramento.
Trasparenza e policy esplicite
La pratica generale ‘Rendere esplicite le policy’ è un modo diretto per migliorare il livello di fiducia nella propria organizzazione. Quando regole e policy sono chiaramente esplicitate, le organizzazioni tendono a essere più eque e a favorire un maggiore livello di fiducia. La trasparenza delle policy stabilisce limiti e vincoli operativi, creando le condizioni per la responsabilizzazione delle persone e contribuendo a rafforzare la fiducia.
Trasparenza e comprensione della realtà
Applicare Kanban consente di far emergere dati concreti che rappresentano fedelmente la realtà operativa, rafforzando il mantra secondo cui “in Kanban non c’è spazio per le illusioni ottimistiche”. I livelli del KMM sono definiti da risultati osservabili, il che significa che non ci si può nascondere dietro l’adozione di pratiche superficiali o l’adesione a un sistema di credenze. Kanban richiede, sin dall’inizio, una valutazione onesta di sé e la promuove continuamente attraverso l’attenzione a metriche orientate all’esterno, alla soddisfazione del cliente e all’uso delle cadenze Kanban come strumenti di feedback.
Le metriche appropriate, a differenza delle cosiddette vanity metrics (misurazioni che, pur apparentemente positive, non forniscono informazioni utili per la crescita o il miglioramento di un’attività), permettono di comprendere come il valore fluisce nel sistema, cosa ne ostacola il passaggio e come intervenire per migliorarlo. La trasparenza sui dati e sulle performance consente di prendere decisioni basate su fatti concreti, anziché su percezioni soggettive. È difficile restare nel diniego quando si è immersi in un sistema Kanban attivamente funzionante.
Trasparenza ed empatia
Nel metodo Kanban, la trasparenza favorisce la nascita dell’empatia. Vedere non significa solo comprendere, ma anche sentire. Le narrazioni che emergono durante le Service Delivery Review e le Operations Review, la tensione percepita nei Replenishment Meeting dovuta alla scarsità di risorse, il limite al WIP e la consapevolezza della reale capacità del sistema sono tutti elementi che contribuiscono allo sviluppo dell’empatia. Allo stesso modo, l’esposizione ai rischi aziendali, alle informazioni sull’urgenza (in base al costo del ritardo) e alle classi di servizio alimentano questa consapevolezza condivisa. Kanban non solo consente di visualizzare il lavoro: è progettato per generare empatia.
Resistenza alla trasparenza
Nonostante i numerosi benefici, la trasparenza può incontrare resistenze. Nelle organizzazioni, il controllo delle informazioni rappresenta spesso una fonte di potere. Promuovere esplicitamente la trasparenza può essere percepito come una minaccia a tale potere, influenzando il senso di autostima e identità professionale, in particolare tra i manager. In alcuni casi, la trasparenza offerta da strumenti come la Kanban board può generare disagio, poiché limita la possibilità di controllare la narrativa o di presentare i progressi in modo distorto ai livelli superiori. Questo può innescare reazioni difensive, anche forti, da parte di chi percepisce di perdere il controllo.
È importante notare che promuovere la trasparenza non significa rendere tutte le informazioni disponibili a tutti. Alcune informazioni potrebbero sovraccaricare le persone, altre devono essere protette per motivi normativi, di conformità o di sicurezza, o per rispettare la dignità degli individui. L’obiettivo è condividere il maggior numero possibile di informazioni per permettere all’organizzazione di rafforzare la propria affidabilità e di rispondere con maggiore rapidità ed efficacia alle sfide operative.
Conclusione
La trasparenza è un valore fondamentale e una pratica abilitante nel metodo Kanban. Grazie alla visualizzazione, alle policy esplicite, all’uso dei dati e ai meccanismi di feedback, Kanban crea un ambiente in cui la realtà è resa visibile, la fiducia e l’empatia si consolidano, e l’organizzazione può evolvere in modo consapevole per diventare più resiliente e adattabile. Fare proprio il valore della trasparenza, pur riconoscendone e affrontandone le sfide, è essenziale per liberare il pieno potenziale del metodo Kanban.
Ho pubblicato originariamente questo articolo per il portale Kanban Help, al quale collaboro insieme al collega Luca Gambetti.
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